外国で日本の書類の提出が必要なとき、外務省や公証人役場の証明と駐日大使館、領事館の認証を求められることがあります。
その時の書類と手続きに関する解説をしていきたいと思います。
外務省の証明であるアポスティーユと公印確認の違い
アポスティーユ
アポスティーユは付箋という意味がありますが、「ハーグ条約締約国」で証明が必要な公文書を求められたらアポスティーユです。
公印確認より手続きが省略でき、日本にある外国の大使館・領事館の領事認証があるものとして、使用することができます。
※ ハーグ条約締約国でも領事認証が必要となり公印確認が必要となる場合もありますので、事前に日本にある外国の大使館・領事館にご確認をお願いいたします。
公印確認
公印確認は、公文書に駐日大使館・領事館の認証を取得するため事前に必要となる、外務省の証明です。
アポスティーユで証明をされると、駐日大使館、領事館の認証を受けたことになりますが、公印確認が必要な書類は、証明後に駐日大使館、領事館の認証が必要になります。
現地日本大使館や総領事館で書類の証明をされることもあると思いますが、公印確認をされた書類は重ねて証明することができませんので、ご注意ください。
外務省で証明できる書類は「公文書」になります。
では、どのような書類が「公文書」なのでしょうか？
登記簿謄本、犯罪経歴証明書、医薬品・農薬登録証明書、居住者証明などの国の機関が発行したものや、地方自治体が発行した戸籍謄本、住民票、納税証明書などです。
上記のように国の機関や地方自治体が発行した書類はアポスティーユで証明することができますが、独立行政法人や特殊法人や学校などが発行した書類はハーグ条約締約国でもアポスティーユで証明することができず、公印確認で証明しなければいけない場合があります。
では、私文書や翻訳文の認証を求められたときはどうしたら良いのでしょうか？
外国において使用される私署証書に対する認証が必要な時は、まず公証役場で認証手続きをします。
その後、法務局で公証人押印証明をし、外務省で公印確認かアポスティーユによる認証をすることになります。
日本では契約書に印鑑を押印して印鑑証明を添付しますが、海外では印鑑登録制度などがなく、自署（サイン）をします。
その署名の真正の確認を公証役場で求められることがあります。
まとめ
海外で会社設立したり生活している日本人、あるいは日本で生活している外国人の方々は、意外と公証役場や外務省の証明が必要な場合が多いのではないでしょうか？
当行政書士事務所は外務省大阪分室にも近いので、素早い対応が可能です。なにかお困りのことがあればお気軽にお問合せいただければ幸いです。
